CRM et Marketing automation : coreBOS comme alternative à Hubspot

Histoire de la migration de toute notre gestion de prospects/contacts de Hubspot vers coreBOS.

Archireport – Equipe marketing et commerciale

À travers cet article, nous rappelons d’abord une définition et l’intérêt de travailler avec un logiciel CRM. Enfin nous présentons les raisons de notre migration, après 2 années d’utilisation, du logiciel Hubspot vers coreBOS.

Définition d’un CRM

Acronyme de Customer Relationship Management, le CRM est un un logiciel pour la gestion des relations clients. Derrière cette définition floue se cache un logiciel qui regroupe une liste de fonctionnalités simples et essentielles à la bonne gestion commerciale, managériale et parfois marketing d’une entreprise.

Voici une liste non exhaustive des services proposés qui varie selon les fournisseurs :

• Collecte et agrégation des informations de tous les contacts et des interactions avec ceux-ci (du prospect jusqu’au client)
• Organisation des actions commerciales et marketing de vos équipes
• Automatisation des actions récurrentes pour gagner du temps (ex : si prise de contact via un formulaire, un e-mail est envoyé au prospect et une tâche affectée au commercial pour le rappeler)
• Gestion de vos projets : avancement, tâches, étapes …
• Gestion des tâches administratives : devis, bons de commande, factures, …
• Suivi et organisation des équipes : liste de tâches, suivi de temps, frais kilométriques …
• Gestion des produits, stocks, inventaires
• Organisation de l’entreprise : tableaux de bord, rapports personnalisés, gestion des tickets, FAQ
• Marketing automation : ensemble de mécanismes pour l’acquisition de nouveaux prospects, qualification, nurturing …

Les applications de CRM sont souvent proposées sous forme de SAAS (Software as a service). Plus simplement, c’est un logiciel en ligne sur lequel vous vous connectez avec vos identifiants pour accéder à un ensemble de services listés ci-dessus, le tout hébergé sur les serveurs du fournisseur. Il est parfois possible d’héberger le CRM sur vos propres serveurs.

Intérêts de l’utilisation d’un logiciel CRM

L’utilisation d’un CRM n’est pas un luxe pour faire plaisir au dirigeant en lui générant des tableaux de bord hebdomadaires. L’utilisation d’un CRM n’est pas réservée aux entreprises du numérique, bien au contraire. Tout type d’entreprises (BTP, distribution, service …) a un intérêt à mettre en place cet outil pour améliorer sa gestion, sa productivité, son organisation générale. En guise d’exemples :

• Un constructeur de maisons individuelles (CMI) doit suivre des dizaines de projets chaque année et gérer des dizaines de commerciaux. Le bénéfice d’un CRM est immédiat en terme de productivité et de suivi des projets clients.
• Un commerce de vélos et accessoires doit gérer un stock important et de nombreux clients et se doit d’agréger ces informations.
• Les entreprises de l’artisanat qui doivent suivre des devis, commandes, factures… dans l’idéal, relancer les clients qui n’ont pas donné de nouvelles. Ces entreprises doivent également suivre les équipes et imputer du temps passé sur chaque projet.

C’est un élément essentiel au fonctionnement de l’entreprise. A minima, le CRM agrège l’historique et l’avenir de vos relations commerciales. C’est un pilier pour votre entreprise.

CRM = votre outil et vivier de travail

Comment faisait-on avant ? Excel et les macros

Pour les plus doués en informatique, Excel et ses macros pouvait automatiser certaines tâches récurrentes et répondre à certains besoins mais nous sommes là encore loin du compte en terme de fonctionnalités qu’offre un CRM.

Pour conclure, contrairement à ses ancêtres, un CRM a été pensé pour répondre au besoin de gestion de relations clients et son ergonomie est normalement adaptée à ces usages.

Raisons de la migration

L’objectif de cet article n’est pas de dénigrer l’une ou l’autre des plateformes disponibles sur la marché mais bien de montrer qu’il existe des alternatives accessibles en fonction des besoins et à des prix plus raisonnables.

De notre point de vue et après 2 ans d’utilisation, nous jugeons Hubspot comme une machine de marketing / vente puissante avant d’être un CRM et coreBOS nous semble d’abord être un CRM qui a ensuite ajouté des modules de marketing et de vente.

La présentation de Hubspot est objectivement plus agréable que celle de coreBOS et la quantité d’outils marketing et commerciaux proposés ouvrent de nombreuses possibilités mais la plupart nous semblait exagérée au vue de nos besoins, au risque de se perdre dans trop de gadgets et d’automatisation. Pour autant nous sommes très demandeurs dans ce domaine.

3 raisons principales ont motivé notre migration de Hubspot vers coreBOS :

• la réponse à notre besoin précis
• le tarif
• l’hébergement de nos données

Notre besoin en terme de fonctionnalités

Nos besoins étaient les suivants : 

• Agréger et collecter les informations de nos contacts (prospect jusqu’à client)
• Accéder à la configuration poussée des fiches contacts avec des champs personnalisés
• Être en mesure de mettre à jour des contacts de la CRM via l’appel de Webservices depuis notre application de suivi de chantier
• Marketing Automation : mettre en place nos flux (workflows) pour automatiser des tâches marketing :
  • Progression automatique des statuts des prospects dans l’entonnoir d’acquisition 
  • Programmer des séquences d’envoi d’e-mails commerciaux selon la progression du prospect dans le canal de vente
  • Affectation et rappel de tâches commerciales pour nos équipes conditionnés à certains évènements
  • Envoi d’e-mails automatiques conditionnés à certains évènements.
  • Collecte de leads depuis des formulaires sur notre site vitrine pour alimenter notre réservoir de prospects dans le CRM
  • Collecte de leads depuis notre popup de « capture de lead »
  • Visualiser des tableaux de bord pour le suivi de l’ensemble de l’activité commerciale

Le tarif

Avec Hubspot : À 5 utilisateurs sur la plateforme Hubspot, nous payions jusque là 1482€ / mois pour les modules que nous avons activés (sales, contacts, marketing) et l’offre serait passée à plus de 2200€ / mois en avril. L’offre proposée par Hubspot sur leur site est plutôt floue et varie beaucoup en fonctions des curseurs que vous bougez (nombre de contacts, activation ou non des modules de vente, marketing …). Pour se faire une idée il suffit de se rendre sur leur site.

Avec coreBOS : via le distributeur du logiciel en France, nous avons opté pour l’offre à 16€ / mois par utilisateur qui nous donne accès à tous les modules. 

coreBOS est un logiciel libre de droit, gratuit que chacun peut installer et configurer seul sur son propre serveur. Cependant nous avons choisi de s’abonner à l’offre du distributeur coreBOS en France pour :

• son hébergement sur serveur dédié
• l’installation et mise à jour régulière du CRM
• le paramétrage métier (activation ou non de modules selon les besoins)
• la formation utilisateur et administrateur
• le service après vente

L’hébergement de nos données

Nous avions le choix d’héberger le CRM sur nos serveurs mais nous avons opté pour l’offre du distributeur coreBOS en France qui nous assure l’hébergement sécurisé des données sur un serveur dédié, basé en France et une administration répondant à nos exigences de sécurité.

Conclusion

Grâce à la disponibilité des développeurs coreBOS, special thanks to Joe, notre migration s’est bien déroulée. Nous avons travaillé ponctuellement sur une période de 2 mois pour s’assurer de ne pas perdre d’informations et maintenir une période de recouvrement avec les 2 logiciels. Le sujet le plus chronophage a sans doute été la réécriture de nos flux (workflows) pour la partie Marketing automation.

Nous pourrions entrer dans les détails du calcul mais, si nous devions retenir un chiffre, ce serait l’économie de 2000€ / mois réalisée grâce à cette migration.

N’hésitez pas à nous contacter pour un retour d’expérience autour d’un café ou par téléphone, nous serons ravis de partager notre aventure.