El CRM y la automatización del Marketing: coreBOS como mejor alternativa para Hubspot

Esta es la historia de la migración de toda nuestra gestión de prospectos/contactos de Hubspot hacia coreBOS.

Archireport – Equipo comercial y marketing

A través de este articulo, recordaremos primero la definición y la importancia de trabajar con un software CRM; al final le presentaremos las razones de nuestra migración, después de 2 años como usuarios del software Hubspot y recientemente usuarios de coreBOS.

Que es un CRM?

Acrónimo de Customer Relationship Management, el CRM es un software para la gestion de la relación con los clientes. Detrás de esta definición difusa se esconde un software que reagrupa una lista de funcionalidades simples y esenciales para la buena gestion comercial, gerencial y aveces del marketing de una empresa.

Aquí le mostramos una lista general de los servicios propuestos que varían según los proveedores:

• Colecta y agregación de la información de todos los contactos y de las interacciones con los mismos (desde los prospectos hasta el cliente)
• Organización de las actividades comerciales y de marketing de vuestros equipos
• Automatización de las actividades recurrentes para ganar tiempo (ejemplo: contactar via un formulario, un e-mail es enviado automáticamente al prospecto y una tarea asignada al vendedor de llamar)
• Gestión de sus proyectos: Avances, tareas, etapas, …
• Gestión de tareas administrativas: cotizaciones, pedidos, facturas, …
• Seguimiento y organización de sus colaboradores: Lista de tareas, seguimiento del tiempo, cargos por kilometraje, …
• Gestión de productos, almacén, inventarios
• Organización de la empresa: cuadros de rendimiento, informes personalizados, administración de tickets, FAQ
• Automatización del Marketing : conjunto de mecanismos para la adquisición de nuevos prospectos, calificación, nurturing…

Las aplicaciones del CRM son frecuentemente presentadas bajo la forma de un Software cómo un servicio SAAS (del ingles Software as a service). Para abreviar, es un software en linea donde usted se conecta ingresando sus datos para poder acceder a un conjunto de servicios listados en la parte inferior, todo almacenado en el servidor del abastecedor. Aveces es posible almacenar el CRM en sus propios servidores.

Importancia de utilizar una CRM

La utilización de un CRM no es un lujo que tiene como objetivo satisfacer al gerente creándole cuadros de control semanales. El uso de un CRM no esta orientada únicamente a las empresas digitales, todo lo contrario. Todo tipo de empresas (construcción, distribución, servicios, etc) tienen un interés de establecer esta herramienta para mejorar su gestion, su productividad, su organización general. Aquí unos ejemplos:

• Un constructor independiente de casas debe vigilar las decenas de proyectos cada año y gestionar sus asuntos comerciales. El beneficio de un CRM en este caso, es inmediato en términos de productividad y para el seguimiento de los proyectos de sus clientes.
• Un negocio de bicicletas y accesorios debe generar un stock importante y numerosos clientes, ademas se debe registrar toda esa información.
• Los negocios de artesanías que trabajan bajo cotizaciones, pedidos, facturas, etc, en lo ideal, deben recontactar a los clientes que no dan señales de vida. Estos tipos de negocios también deben hacer seguimiento a sus colaboradores y asignarles el tiempo a dedicar en cada proyecto.

Es un elemento esencial para el funcionamiento de la empresa. En pocas palabras, el CRM registra el historial y el futuro de sus relaciones comerciales. Es un pilar para su empresa.

CRM = varita mágica de gestion para su trabajo

Excel y los macros: como en los viejos tiempos

Para los mas dotados en informática, Excel y sus cuadros podían automatizar diferentes tareas recurrentes y responder a ciertas necesidades pero nosotros aun seguimos ahí, lejos de la realidad en términos de funcionalidades que ofrece un CRM.

Para concluir, en diferencia a sus predecesores, un CRM ha sido ideado para responder a una necesidad de gestión de la relación de los clientes y su ergonomía es usualmente adaptada a sus usos.

Las razones de nuestra migración

El objetivo de este articulo no es denigrar una u otra de las diferentes plataformas disponibles en el mercado pero sí mostrar las diferentes alternativas accesibles en función a las necesidades y a los precios más accesibles.

Desde nuestro punto de vista y después de 2 años de utilización, nosotros juzgamos a Hubspot como una maquina de marketing / venta poderosa, antes que un CRM; mientras que coreBOS nos parece sobre todo, un CRM que ha agregado después, modulos de marketing y de venta.

La presentación de Hubspot es objetivamente mas agradable que la de CoreBOSS, y la cantidad de herramientas comerciales y de marketing propuestas abren numerosas posibilidades; sin embargo y en vista de nuestros requerimientos, la mayoría nos parecían exageradas con tantos gadgets y automatizaciones, que nos dio miedo perdernos. Es cierto que somos bastante exigentes en este aspecto.

Las 3 razones principales que explican nuestra migración de Hubspot hacia coreBOS:

• la respuesta precisa a nuestros requerimientos
• el precio
• el almacenamiento de nuestros datos

Nuestra necesidad en términos funcionales

Nuestros requerimientos: 

• Recolectar y agregar toda la información de nuestros contactos (desde los prospectos hasta los clientes)
• Acceder a la configuración de carpetas y de contactos con campos personalizados
• Estar dispuestos a actualizar los contactos de la CRM via llamadas de servicios Web a partir de nuestra aplicacion de seguimiento de obras
• Automatización del Marketing: poner en marcha el flujo de trabajo (workflows) para automatizar las tareas de marketing:
  • Progresión automática del estatus de los prospectos en el embotellamiento de la adquisición 
  • Programar secuencias de envío de e-mails comerciales según el progreso del prospecto en el canal de ventas
  • Asignación y alerta de tareas comerciales para nuestros equipos involucrados en algunos eventos
  • Envío automático de e-mails relacionados a algunos eventos
  • Colecta de guías desde los formularios de nuestra web para alimentar nuestra reserva de prospectos en el CRM
  • Colecta de guias a partir de nuestra ventana emergente de « captura de guias »
  • Visualizar los cuadros de rendimiento para el seguimiento del conjunto de actividades comerciales

La tarifa

Con Hubspot: Para 5 usuarios, nosotros pagamos hasta 1482€ / mes por los modulos que hemos activado (ventas, contactos, marketing) y la oferta hubiera pasado a mas de 2200€ / mes en abril. La oferta propuesta a partir del sitio web de Hubspot es difusa y varia mucho en función de los movimientos de su cursor (numero de contactos, activación o números de modulos de venta, marketing, …). Para hacerse una idea solo necesita ingresar a su sitio web.

Con coreBOS : via el distribuidor del software en Francia, hemos optado por la oferta de 16€ / mes por usuario y nos da acceso a todos los modulos.

CoreBOS es un software libre de derechos, tan gratis que cualquiera puede instalarlo y configurarlo en su propio servidor. Sin embargo, nosotros hemos tomado la decisión de abonarnos a la oferta del distribuidor de coreBOS en Francia por:

• su almacenamiento especializado al servidor
• la instalación y actualización regular del CRM
• la configuración del negocio (activación o no de los modulos según lo requerido)
• la formación usuario y administrador
• el servicio post venta

El almacenamiento de nuestros datos

Nosotros tuvimos la opción de almacenar el CRM en nuestros servidores pero optamos por la oferta del distribuidor de coreBOS en Francia, quien nos proporciona el almacenamiento asegurado de datos en un servidor especializado, domiciliado en Francia y una administración adecuada a nuestras exigencias de seguridad.

Conclusión

Gracias a la disponibilidad de los programadores de coreBOS, y en especial gracias a Joe, nuestra migración se ha efectuado de manera exitosa. Hemos trabajado puntualmente por un periodo de 2 meses para asegurarnos de no perder nuestra información y mantener un tiempo de revestimiento con los 2 softwares. La dificultad más alta ha sido, sin duda, la re-escritura de nuestros flujos de trabajo (workflows) por la parte de la automatización del marketing.

Nosotros podríamos entrar en los detalles de los cálculos pero, si debemos retener una cifra, esa seria el ahorro de 2000€ / mes gracias a esta migración.

Si desea conocer más detalladamente esta experiencia no dude en contactarnos, ya sea en un café o simplemente por teléfono, nosotros estaríamos encantados de compartirle nuestra aventura.