Van 1 uur naar 15 minuten per bezoek: hoe deze projectbegeleider zijn werfopvolging veranderde

Werfopvolging houdt de werken op schema. Maar voor veel projectbegeleiders en architecten wordt het al snel een administratieve hoofdpijn, tussen notitieboekjes, verspreide foto’s en uren werfverslagen schrijven in Word.

Die taken zijn essentieel, maar ze worden snel tijdrovend, zeker wanneer verzekeraars een gedetailleerde opvolging eisen om de aansprakelijkheid voor gebreken op lange termijn te dekken. Dat merkte ook een projectbegeleider die een team van drie projectleiders aanstuurt. Na maanden jongleren met papierwerk zocht hij de meest geschikte software op een Franse vergelijkingssite (lebonlogiciel.com). Hij koos voor Archireport.

Voor Archireport: meer dan een uur schrijven na elk bezoek

Zoals veel bouwprofessionals deed deze projectbegeleider zijn opvolging met de hand. Na elk bezoek vertrok hij met een notitieblok vol opmerkingen en foto’s op zijn smartphone.

Terug op kantoor besteedde hij meer dan een uur aan het overlopen van zijn notities, het downloaden en invoegen van de foto’s en het schrijven van een gedetailleerd verslag. Een lang, repetitief en frustrerend proces. In de praktijk betekende dat avonden vol papierwerk, en werfverslagen die soms pas twee dagen na het bezoek vertrokken.

Archireport: eenvoudigere, onmiddellijke werfopvolging

Archireport vervangt notitieboekjes en uren invoerwerk door een digitale oplossing die offline werkt op tablet en smartphone. Drie dingen overtuigden hem:

• Notities en foto’s rechtstreeks op de werf: de foto’s, geïntegreerd in het verslag, spreken voor zich en kunnen meteen in de app worden geannoteerd.
• Onmiddellijke plaatsing op de plannen: elk probleem wordt op het plan gelokaliseerd en is duidelijk herkenbaar.
• Automatisch gegenereerde werfverslagen: zodra het bezoek voorbij is, staat een verslag klaar om te versturen.

Met Archireport: verslagen in 15 minuten geschreven, op de werf

Waar het vroeger meer dan een uur duurde, is nu alles in minder dan 15 minuten op de werf afgewerkt. De voordelen, concreet:

• 45 minuten tot een uur tijdwinst per bezoek;
• onmiddellijke, duidelijkere communicatie met de vaklui;
• een geruste bouwheer, die in realtime een gestructureerd verslag ontvangt;
• een lichtere mentale belasting;
• een betere juridische bescherming bij een geschil, dankzij de traceerbaarheid.

Het team gebruikt Archireport zelfstandig, nadat het de app in 30 minuten onder de knie had.

De functies die het verschil maken

De tijdwinst komt niet van één enkele functie, maar van een reeks tools die voor het terrein zijn ontworpen, van de start van het bezoek tot het versturen van het werfverslag.

Invoer op de werf, ook offline

Met Notities & foto’s maakt u elke vaststelling in enkele seconden aan, met een foto en een locatie op het plan. Dankzij de offlinemodus hebt u geen last van netwerkonderbrekingen in kelders of dode zones.

Automatisch verslag

Het automatische werfverslag zet de opmerkingen en foto’s om in een net document. Geen dubbele invoer meer, geen opmaakwerk meer.

Sjablonen en gerichte verspreiding

Het verslag volgt een consistente structuur, die van de module Werfbezoek. Elke aannemer ontvangt wat hem aanbelangt, zonder overladen te worden met de andere percelen.

Opvolging van opmerkingen in de tijd

Elke opmerking krijgt een status, van de aanmaak tot het wegwerken. Niets raakt verloren tussen twee bezoeken.

Elektronische handtekening

Documenten bij het einde van de werken, zoals het proces-verbaal van oplevering, worden rechtstreeks op de tablet ondertekend.

Opvolging van de vordering

Met werfopvolging & planning houdt de projectbegeleider een duidelijk zicht op de stand van elk perceel.

Waarom projectbegeleiders zo tevreden zijn over Archireport

Het werfverslag staat centraal in het werk van de projectbegeleider. Het bepaalt de kwaliteit van het project, de relatie met de aannemers en het vertrouwen van de bouwheer.

Wanneer een team meerdere projectleiders telt, wordt de inzet groter. Elk van hen maakt verslagen, volgt opmerkingen op, spoort aannemers aan… Met een gedeelde tool werkt iedereen met dezelfde informatie, zonder dubbels. In de praktijk ziet de verantwoordelijke de vordering van al zijn werven op één plek.

Bent u projectbegeleider of architect?

De beste manier om te oordelen, is het op uw eigen werven te proberen. U kunt Archireport 30 dagen gratis gebruiken, zonder verbintenis en zonder kredietkaart. Schrijf uw volgende werfverslag op de werf en meet de tijdwinst vanaf het eerste bezoek. Liever een rondleiding op maat van uw team? Vraag een demo aan.

Archireport bestaat sinds 2011 en is beschikbaar op iOS, Android en het web. Luister naar projectbegeleiders die het gebruiken: Lucie Miklas en Frédéric Retailleau (video’s in het Frans).