Interview met Mylène LE BERRE, architecte en gebruiker van Archireport

Ik gebruik Archireport al enkele jaren en het laat me toe mijn werven op te volgen en tegelijk een archief van alle uitwisselingen bij te houden. Ik heb het zelfs uitgebreid naar de ontwerpfase, zodat ik al een verslag kan opmaken vanaf de eerste schetsen en de eerste gesprekken met de bouwheer. Het geeft ons een gedeeld geheugen, zowel voor bouwheren en particulieren als voor het ontwerpteam wanneer we samenwerken met een studiebureau stabiliteit of een studiebureau technieken.

Mijn werfverslagen zijn vooral uitgeschreven. Natuurlijk voeg ik foto’s toe waarop ik de punten aanduid die de aannemer moet nakijken. Ik voeg ook vaak notities voor mezelf en lijstjes toe in het kleine notitieblok, om me te herinneren aan wat ik de komende weken of maanden moet opnemen. De onderwerpen, geordend perceel per perceel, laten me toe de belangrijke punten te behandelen. Ook in de planning zijn er soms dingen om op te nemen, sparingen te voorzien… dus met dat notitieblok kan ik alles herlezen en voor het bezoek in gedachten hebben.

Sommige van die informatie blijkt al dan niet nuttig, maar ze staat er in elk geval als geheugensteun.

Ik denk dat het een grote hulp is voor alle aannemers. Het bespaart mij ook schrijftijd, en de opmaak is altijd dezelfde. De aannemers weten precies waar ze hun opmerkingen vinden, en zo hebben we allemaal de lijst met wat op de werf moet worden gecontroleerd en gedaan in gedachten.

Ik denk dat elke aannemer de werf daardoor beter begrijpt. Het geeft de andere percelen ook illustratiefoto’s, want er zijn foto’s van de opmerkingen maar ook algemene foto’s van de werf voor de bouwheer.

Zo zien de andere aannemers hoe ver de werken staan. Hier doen we bijvoorbeeld de dakstructuren op de bovenste verdieping. Ik weet dat de stukadoor het gezien heeft; hij zorgt voor de isolatie en als hij meer informatie nodig heeft, spreekt hij met de schrijnwerker. Ik voeg ook de wijzigingen die onderweg gebeuren toe aan zijn perceel, en hij kan ze al dan niet goedkeuren.

De opmerkingen zijn dus niet alleen bedoeld voor de mensen die ik op de werf heb gezien, maar ook om elk perceel te informeren over de vordering en over wat moet worden geproduceerd of bezorgd, zoals technische fiches. Ik neem ook vaak de opmerkingen van het controleorganisme en van de veiligheidscoördinator op. Zij schrijven hun eigen verslagen, maar voor de bouwheer vind ik het een plus om alles in één document te hebben. Als een aannemer bijvoorbeeld op de werf komt, laat ik de veiligheidscoördinator weten welke dag, zodat hij vooraf kan langskomen als hij zijn voorafgaand werfbezoek nog niet heeft gedaan.

Ik denk dat de bouwheer de werf daardoor beter begrijpt. Sommige bouwheren zijn heel aanwezig op de werf, andere helemaal niet of veel minder. Door het werfverslag te lezen, zien ze wat er gebeurt, of dat probeer ik in elk geval telkens te bereiken. Het is een soort historiek waarmee je het hele project, verslag na verslag, echt kunt reconstrueren.

Daarom is het ook de moeite om het al vanaf de ontwerpfase te doen, want zo hebben we dat gedeelde geheugen van het project met het hele team. Het laat ons toe details te bespreken en ons de maten te herinneren die we hebben genomen, bewaard en in het verslag gezet. Voor een deurmaat bijvoorbeeld, details die we in het verslag opnemen om ze niet te vergeten.

Ik gebruik mijn smartphone. Dat vind ik handig, want werven zijn soms moeilijk, zoals deze, waar de toegang niet eenvoudig is. Mijn smartphone is ideaal: hij zit in mijn zak, ik kan op de stelling klimmen en foto’s toevoegen wanneer ik bijzondere problemen zie.

Ik neem een foto als geheugensteun en kan daarna een kort commentaar schrijven; dat vind ik eenvoudig. Vaak vervolledig ik mijn werfverslagen terug op kantoor en werk ik ze wat verder uit. Soms moeten er zaken worden gecoördineerd of informatie worden nagekeken, dus controleer ik die en voeg ik ze toe aan het verslag.

De eenvoudigste en doeltreffendste functie is echt het aanduiden van punten op de foto. In één oogopslag lokaliseert u de opmerkingen op een plan en op een foto.

Ik vind ook de verzendtool en de aanwezigheidslijst heel handig. Daarmee ziet de bouwheer wie er was en wie niet. Je ziet ook welke vakgebieden op een bepaald moment op de werf aanwezig zijn.

De contactgegevens van iedereen staan er ook in, wat praktisch is: als ik niet bereikbaar ben, heeft de aannemer de telefoonnummers van iedereen. Er kunnen dringende zaken zijn, dus het is goed om al die informatie in één document te hebben.

Het bespaart mij tijd, en iedereen tijd bij het lezen van documenten. De tijd die ik win, gebruik ik om wat vroeger te vertrekken en mijn kinderen te zien.