Van 50 telefoontjes per dag naar 5: de werfopvolging opnieuw uitgevonden

Wat Archireport uw werk bijbrengt

Om te beginnen heeft het de zaken veranderd, want vroeger werkten we zonder. We hadden geen tool om werfverslagen te schrijven, behalve een klassieke e-mail met 2 of 3 foto’s als bijlage.

Archireport gaf me een kader om een werfverslag te maken voor de aannemer, maar ook voor de bouwheer, want ik stuur mijn werfverslag altijd naar beiden en naar alle andere aannemers, zodat ze de vordering van de werken kunnen volgen. Er is dus altijd een spoor, een kader voor de aannemer die daarna komt.

“We zitten in die fase, ik moet mijn kabels trekken, ik mag die aannemer niet ophouden.” Het brengt dus flexibiliteit, want nu ik het al 6 maanden gebruik, zie ik dat de werken veel sneller vorderen en dat er geen stappen vergeten of overgeslagen worden.

Het voordeel van foto’s

Het is veel eenvoudiger: iets heel specifieks op een precieze plaats op een foto is veel nauwkeuriger. We werken veel eenvoudiger en heel rechtstreeks; ik kan de foto doorgeven aan de aannemer. De foto staat in het werfverslag en ik toon precies wat er mis is en welke herstelling nodig is, zodat de persoon me logisch gezien niet eens hoeft te bellen. Alles staat op papier, alles is gespecificeerd, vaak met de dikte die ik wil, of met wat meer dikte of een versterking op een bepaalde plaats. Ook voor hen is het veel eenvoudiger.

Ik heb aannemers die me zeggen “Ik ga naar de werf, want ik zag dat hij zijn kabels getrokken heeft, dus ik kan gaan dichtmaken”; ik hoef ze bijna niet meer te bellen. Ze weten precies waar we staan en wanneer ze moeten komen.

Het helpt hen hun tijd beter te organiseren, want vroeger werkten we vaak wat gehaast. Ik belde om te zeggen “hij is vandaag klaar, u kunt morgen beginnen”, maar ze hadden voor de volgende dag waarschijnlijk iets anders gepland.

Wanneer ik nu mijn verslag verstuur, weten ze dat ze binnen een of twee weken een bezoek moeten inplannen. Op het vlak van tijdsbeheer heb ik dus comfort gewonnen, voor de aannemers en voor mezelf. Levenskwaliteit.

Vroeger voerde ik 40 tot 50 telefoongesprekken per dag. Vandaag zijn het er 5. Ik neem vaak foto’s. Ik kan u hier op deze werf bijvoorbeeld een detail tonen: heel technische zaken waarbij ik vroeger vaak zei “luister, we kunnen het best afspreken op de werf”. Nu neem ik een foto en zeg ik hem hoe het is en hoe ik het wil, met een versterking van dat stuk, die sectie, op die plaats, op die hoogte, met schroeven, maar opgelet, het moet zo discreet mogelijk. Dat is veel eenvoudiger. Het team kan aan de slag zonder dat ik er ben, en zonder dat ik eindeloos een schets moet hertekenen. Ik teken rechtstreeks op de foto en stuur die door; voor hen is dat veel eenvoudiger.

Het werk verloopt dus vlotter, en het voorkomt ook dat dingen opnieuw moeten door misverstanden. Iedereen wint erbij, want tijd is geld, zeker voor aannemers. Het bespaart dus geld, dat is duidelijk.

Het belang van het werfverslag

Voor bouwheren is het werfverslag heel belangrijk. Vaak bedanken ze me eerst, en dan komen de vragen: “Wat doen we in die zone?” Drie vierde van mijn bouwheren woont niet noodzakelijk in de buurt. Ze vertrouwen mij de opvolging van de werf toe, zoals hier, dus ik ben hun ogen.

Het is goed dat ze weten waar we staan, wat er gedaan is, of hun verwachtingen worden ingelost, of we elkaar goed begrepen hebben en of wat ze gevraagd hebben ook is uitgevoerd. Er is niets te verbergen, want ik stuur het werfverslag zowel naar de aannemer als naar de bouwheer. Er zijn geen twee werfverslagen waarvan er één dingen verbergt.

Wanneer iets niet in orde is, zet ik het in het werfverslag, dus de bouwheer ziet het. Maar wanneer ik een aannemer ook bedank omdat hij zo snel is gekomen, omdat alles vlot verloopt, omdat we de planning halen en geen achterstand oplopen, toont dat de bouwheer ook dat we de termijnen respecteren, en dat hij op zijn beurt de betalingstermijnen moet respecteren. Iedereen wint erbij, dus het is goed; het bouwt wederzijds vertrouwen op, tussen de bouwheer en mij, maar ook tussen de bouwheer en de aannemers. Eigenlijk is het een trio dat veel makkelijker werkt.

En we hebben een spoor. Wanneer ik op een werfvergadering een verslag maak met de aannemers, overlopen we altijd het vorige werfverslag: “Hebben we alle punten behandeld?” Dat is goed, want zo vermijden we bij de oplevering te moeten zeggen “Oh, we zijn dingen vergeten”. Door het te overlopen, wordt logisch gezien niets vergeten, en zijn we ook gedekt, want we moeten ook wat over het juridische spreken. We zetten alles op papier. Als er ooit iets gebeurt, staat het geschreven.