De 50 appels par jour à 5 : le suivi de chantier réinventé

L’apport d’Archireport dans ton travail

D'abord il a changé puisqu'on travaillait sans, on n'avait aucun outil qui nous servait à faire des comptes-rendus à part le mail traditionnel où on pouvait mettre 2-3 photos dessus.

Archireport m'a donné une trame, en permettant de faire un compte-rendu pour l'artisan mais aussi pour le client puisque j'envoie systématiquement mon compte-rendu aux deux personnes et à tous les autres artisans pour qu'ils suivent l'avancée des travaux. Donc ça permet d'avoir toujours une trace, une trame pour l'artisan qui va intervenir.

“On en est à tel stade, il faut que je passe mes gaines, il ne faut pas que je bloque tel artisan”. Donc ça apporte quand même une souplesse parce que je me rends compte en l'utilisant depuis maintenant 6 mois, que les chantiers avancent beaucoup plus vite et qu'il n'y a pas d'étapes oubliées ou brûlées.

L’avantage des photos

C'est beaucoup plus simple, une chose très précise à tel endroit sur une photo, c'est beaucoup plus précis. On travaille de manière beaucoup plus simple et puis c'est très direct, la photo je peux la transmettre à l'artisan. Avec le compte-rendu il y a la photo, je leur fais voir exactement ce qui ne va pas avec la reprise qui doit être faite, donc logiquement le gars il n'a même pas besoin de m'appeler. Tout est noté, tout est spécifié et souvent avec l'épaisseur que je souhaite ou avec un peu plus d'épaisseur ou de renfort à tel endroit. C'est beaucoup plus simple et même pour eux c'est beaucoup plus simple.

J'ai des artisans qui me disent “je vais intervenir sur le chantier parce que j'ai vu qu'il avait passé ses gaines donc c'est bon je peux aller le fermer”, j'ai presque plus besoin de les appeler. Ils savent à quel point on en est et ils savent quand intervenir.

Ça leur permet de mieux s'organiser dans le temps parce que souvent on travaillait un peu dans l'urgence. J'appelais pour dire “il a fini aujourd'hui tu peux y aller demain” mais ils avaient certainement prévu autre chose le lendemain.

Donc ça leur permet, quand j'envoie mon rapport, de savoir que dans une semaine ou deux il va falloir prévoir une intervention. Donc sur le côté gestion du temps pour les artisans, pour moi, j'ai gagné en confort. Confort de vie.

Avant je passais 40-50 appels par jour. Aujourd'hui j'en passe 5. Je prends souvent des photos, je pourrais te faire voir par exemple sur un détail ici sur ce chantier là, des choses qui étaient très techniques où souvent je disais bah écoute le mieux c'est qu'on se voit sur place. Je prends une photo, je lui dis tel que c'est, tel que moi je veux avec un renfort de telle pièce, telle section, à tel endroit, à telle hauteur en mettant des vis mais attention il faut que ce soit le moins visible possible, c'est beaucoup plus simple. Les gars peuvent intervenir sans que je sois là, sans que j'ai un temps fou à refaire un croquis ou autre. Je dessine directement sur la photo, je leur envoie, pour eux c'est beaucoup plus simple.

Donc oui on gagne en confort d'exécution, ça évite aussi de refaire parce qu'on s'est mal compris. Tout le monde est gagnant car le temps c'est de l'argent, surtout pour les artisans. Là oui ça fait gagner de l'argent, c'est clair.

L’importance du compte-rendu

Pour les clients c'est très important le compte-rendu. D'ailleurs souvent ils me disent dans un premier temps merci et puis après j'ai les questions qui viennent. “Qu'est-ce qu'on fait à tel endroit ?” Les trois quarts de mes clients ne sont pas ici forcément. Ils me confient le suivi de chantier, tel que c'est le cas ici, donc je suis leur œil.

C'est bien pour eux qu'ils sachent à quel endroit on est rendu, qu'est-ce que l'on a fait, leur attentes, et si on s'est bien compris, si ce qu'ils m'ont demandé a bien été exécuté. Il n'y a rien à cacher puisque le compte-rendu je l'envoie à l'artisan et au client. Il n'y a pas deux comptes-rendus où l’on cache des choses ou pas.

Quand je dis que ça ne va pas, je le mets dans le compte-rendu, donc les clients le voient. Par contre quand je dis aussi merci d'être intervenu aussi rapidement, que ça se soit bien enchaîné et que par rapport au planning on colle bien et qu'on n'a pas pris de retard, ça permet aussi de faire voir au client qu'on tient les temps et que derrière eux doivent tenir aussi les délais pour payer. C'est du gagnant-gagnant, donc c'est bien, ça apporte une confiance de manière réciproque, client vis-à-vis de moi mais aussi client vis-à-vis des artisans. En fait, c'est un trio qui marche beaucoup plus simplement.

Et puis on a une trace, quand je fais un compte-rendu avec des artisans, une réunion de chantier, on reprend toujours le compte rendu qu'on avait fait avant. “Est-ce qu'on a bien traité les points ?“ Donc c'est bien parce que ça évite au moment de la réception de chantier de dire « Ah, on a oublié des choses ». Le fait de revenir dessus, logiquement, il n'y a pas d'oubli et puis on se couvre parce qu'il faut aussi parler un peu juridique. On formalise tout par écrit. Si un jour, il se passe quoi que ce soit, c'était marqué.