De 50 llamadas al día a 5: el seguimiento de obra reinventado

Lo que Archireport aporta a tu trabajo

Ante todo, ha cambiado las cosas, porque antes trabajábamos sin él. No teníamos ninguna herramienta para redactar informes, aparte de un correo tradicional con 2 o 3 fotos adjuntas.

Archireport me dio un marco: me permite elaborar un informe para la empresa pero también para el cliente, porque siempre envío mi informe a ambos y a todas las demás empresas para que sigan el avance de los trabajos. Así siempre hay un registro, un marco para la empresa que entra después.

«Estamos en esta fase, tengo que pasar mis cables, no tengo que retrasar a esa empresa.» Aporta flexibilidad: después de 6 meses usándolo, veo que los trabajos avanzan mucho más rápido y que no se olvida ni se salta ninguna etapa.

La ventaja de las fotos

Es mucho más sencillo: algo muy concreto en un lugar concreto de una foto es mucho más preciso. Trabajamos de forma mucho más simple y muy directa; puedo pasar la foto a la empresa. La foto está en el informe y le muestro exactamente qué está mal y qué hay que corregir, así que en principio ni siquiera tiene que llamarme. Todo está escrito, todo está especificado, a menudo con el espesor que quiero o con un refuerzo en un sitio concreto. Es mucho más sencillo, también para ellos.

Tengo empresas que me dicen «voy a la obra porque he visto que ha pasado los cables, así que puedo cerrar»; casi ya no tengo que llamarlas. Saben exactamente en qué punto estamos y cuándo intervenir.

Les ayuda a organizar mejor su tiempo, porque antes trabajábamos a menudo con prisas. Yo llamaba para decir «hoy ha terminado, puedes entrar mañana», pero seguramente ya tenían otra cosa prevista para el día siguiente.

Así que cuando envío mi informe, saben que en una o dos semanas tendrán que programar una visita. En gestión del tiempo, para las empresas y para mí, he ganado comodidad. Calidad de vida.

Antes hacía entre 40 y 50 llamadas al día. Hoy hago 5. Hago muchas fotos. Podría enseñarte, por ejemplo, un detalle de esta obra: cosas muy técnicas en las que antes solía decir «mira, lo mejor es que nos veamos en la obra». Ahora hago una foto y le digo cómo está y cómo lo quiero, con un refuerzo de tal pieza, de tal sección, en tal sitio, a tal altura, atornillado, pero con cuidado, que sea lo más discreto posible. Es mucho más sencillo. El equipo puede trabajar sin que yo esté y sin que pierda tiempo redibujando un croquis. Dibujo directamente sobre la foto y se la envío; para ellos es mucho más sencillo.

Así que sí, el trabajo es más fluido y además se evita rehacer cosas por malentendidos. Todos ganan, porque el tiempo es dinero, sobre todo para las empresas. Así que sí, ahorra dinero, está claro.

La importancia del informe de obra

Para los clientes, el informe es muy importante. A menudo empiezan dándome las gracias y luego llegan las preguntas: «¿Qué hacemos en esa zona?» Tres cuartas partes de mis clientes no son necesariamente de la zona. Me confían el seguimiento de la obra, como es el caso aquí, así que soy sus ojos.

Está bien que sepan en qué punto estamos, qué se ha hecho, si se cumplen sus expectativas, si nos entendimos bien y si se ha hecho lo que pidieron. No hay nada que ocultar, porque envío el informe a la empresa y al cliente a la vez. No hay dos informes, uno de ellos escondiendo cosas.

Cuando algo no está bien, lo pongo en el informe, así que los clientes lo ven. Pero cuando también agradezco a una empresa que haya venido tan rápido, que todo vaya bien, que cumplamos la planificación y no nos retrasemos, también muestra al cliente que cumplimos los plazos y que él, a su vez, tiene que cumplir los plazos de pago. Es un beneficio mutuo, así que está bien; crea confianza entre el cliente y yo, pero también entre el cliente y las empresas. De hecho, es un trío que funciona mucho más fácilmente.

Y tenemos un registro. Cuando hago un informe con las empresas en una reunión de obra, siempre repasamos el informe anterior: «¿Hemos tratado todos los puntos?» Está bien, porque evita decir «uy, se nos han olvidado cosas» en la recepción. Al repasarlo, en principio no se olvida nada, y también estamos cubiertos, porque hay que hablar un poco de la parte legal. Lo ponemos todo por escrito. Si algún día pasa algo, estaba escrito.